Die Örtlichkeit:
- Wie sind die Gegebenheiten des Geländes?
- Gibt es (genügend) Parkplätze?
- Wo genau befindet sich der Raum im Gebäude und gibt es eventuelle Barrieren?
- Wie ist der Zugang zum Vortragsraum? Wird ein Schlüssel ausgehändigt oder ist jemand für den Raum zuständig?
- Welche Veranstaltungen finden womöglich zeitgleich in der nahen Umgebung / im Nebenraum statt?
Der Vortragsraum:
- Wie groß ist der Vortragssaal?
- Gibt es einen Techniker, der sich um Aufbau und Einrichten des Beamers / Lichts / Mikrofons kümmert?
- Kann eigens mitgebrachte technische Ausstattung an die Gegebenheiten angemessen angepasst werden?
- Akustik: Ist der Raum klein genug und so geschnitten, dass kein Mikrofon gebraucht wird? (Bei der Wahl der Lautstärke Zuhörer mit eingeschränkter Hörkraft berücksichtigen.)
- Visualisierung: Können mich alle Zuschauer gut sehen? Wie viel Scheinwerferlicht wird benötigt? Sind Schrift und Bilder auf den Folien gut zu erkennen? (Tipp: Wenn möglich die Präsentation im Voraus unbedingt einmal durchklicken, um die Farben für optimale Lesbarkeit anpassen zu können.) Müssen / können Fenster abgedunkelt werden?
- Kann die Raumtemperatur je nach Wetterverhältnissen reguliert werden? Welche Kleidung wähle ich dementsprechend?
- Gibt es für Sie als Vortragenden Möbel (wie Pult oder Stuhl), die genutzt werden können, oder muss frei gestanden werden? Gibt es einen Tisch für Unterlagen / Getränke / Mediengeräte?
- Gibt es eine Garderobe oder können die Besucher Ihre Sachen mit zum Platz nehmen? Wie sind die Haftungsbestimmungen?
- Auf Cafeteria und Toiletten hinweisen (vor allem, wenn es Pausen gibt)?
- Gibt es genügend Sitzplätze für die voraussichtliche Besucherzahl? Werden Tische benötigt, sodass das Publikum mitschreiben kann? Sind Sitzgelegenheiten kurzfristig beschaffbar? Ist der Raum bereits den Anforderungen entsprechend eingerichtet oder muss das vor Vortragsbeginn noch gemacht werden?
- Ist für den Aufbau / die Ausstattung der Zugang zu bestimmten Räumlichkeiten gewährleistet?
- Müssen Hinweisschilder angebracht werden, sodass das Publikum zielsicher und ohne Schwierigkeiten zum Vortragsraum findet?