Dateiformate und Exportoptionen in PowerPoint – Teil 3

Dateiformate und Exportoptionen in PowerPoint – Teil 3

|Tom Schweitzer

Ältere Dateiformate und das richtige Dateiformat auswählen

Die vielen unterschiedlichen, von PowerPoint unterstützten Dateiformate können mitunter durchaus für Verwirrung sorgen, z. B. bezüglich der Kompatibilität zwischen den Formaten und verschiedenen Versionen von PowerPoint. Aber auch die Entscheidung, welches Dateiformat für die eigenen Anwendungszwecke und bevorstehenden Aufgaben am besten geeignet ist, ist nicht immer leicht zu treffen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Präsentationen für ältere Betriebssysteme und Versionen von Microsoft Office speichern können sowie welche Überlegungen und Fragen eine Rolle bei der Entscheidung für ein Dateiformat spielen könnten.

Ältere Dateiformate und ihre Kompatibilität

Mit der Einführung von Microsoft Office 2007 wurde für alle Dokumenttypen des Office-Pakets auf XML-basierte Dateiformate umgestellt, wie z. B. DOCX für Word, XLSX für Excel oder PPTX für PowerPoint. Diese Dateien bieten gegenüber den älteren Formaten wie DOC, XLS oder PPT einige entscheidende Vorteile. So werden die Dateien z. B. automatisch komprimiert und erreichen damit deutlich kleinere Dateigrößen als die vorhergehenden Standardformate. Überdies können die Wiederherstellungsfunktionen durch den modularen Aufbau der Dateien besser auf einzelne Segmente der Dateien zurückgreifen, sodass eine partiell beschädigte Datei dennoch zum Teil richtig dargestellt werden kann. Die XML-basierten Dateitypen lassen sich leicht an dem Suffix „X“ im Dateinamen erkennen. Für Dateien die Makros beinhalten wurde ein neuer Dateityp mit eigenem Suffix „M“ eingeführt. PowerPoint-Dateien, die auf XML-basieren und Makros beinhalten haben dementsprechend die Dateiendung PPTM.
Dateiformate verschiedener PowerPoint-Versionen Beispiel verschiedener Dateiformate
Sie können ältere Office-Dokumente ohne weiteres in das neue Dateiformat konvertieren. Öffnen Sie dazu z. B. eine ältere Präsentationsdatei (.PPT) in einer PowerPoint-Version ab 2007 und speichern Sie die Präsentation über die „Speichern unter“ Funktion als PPTX-Datei. Analog dazu können Sie auch neu erstellte Präsentationen im alten Dateiformat speichern, um sie so in früheren Versionen von Microsoft Office verwenden zu können. Beachten Sie dabei allerdings, dass einige der neuen Features von Office 2007 und späteren Versionen möglicherweise nicht mit den alten Dateiformaten funktionieren.

So entscheiden Sie, welches Format für Ihre Zwecke das Richtige ist

Wer sind das Zielpublikum und meine Mitarbeiter?
Ein wichtiger Aspekt bei der Wahl des Dateiformates ist das erwartete Zielpublikum sowie die Mitarbeiter und Kollegen, die an der Präsentation mitwirken. Wenn Sie beispielsweise nicht davon ausgehen können, dass alle Mitwirkenden PowerPoint zur Verfügung haben, so bietet es sich etwa an, auf das offene Format ODP zu setzen, da so auch Kollegen auf alle Features der Präsentation zurückgreifen können, die LibreOffice oder OpenOffice verwenden. Außerdem ist in Bezug auf Ihr Zielpublikum und die in der Präsentation behandelten Inhalte zu berücksichtigen, ob eine Unterstützung der Präsentation durch zusätzliche Handzettel oder andere Begleitmaterialien sinnvoll ist. Besteht Ihr Publikum möglicherweise aus jüngeren Menschen, die Laptops oder Tablets bei sich haben, so bietet sich ein PDF als Begleitdokument an. Ist Ihr Zielpublikum tendenziell weniger technikaffin, so sind ausgedruckte Handzettel wahrscheinlich zweckdienlicher. Wenn Sie ein Video Ihrer Präsentation zur Verfügung stellen, sollten Sie sich kurz Gedanken machen, welches Videoformat am geeignetsten ist. Wenn das Video über das Internet verfügbar gemacht werden soll, ist ein Format, das eine gute Komprimierung ermöglicht, zu bevorzugen, damit die Dateigröße möglichst klein gehalten werden kann. Sind die Anwesenden mehrheitlich Mac-User, so ist es sinnvoller, auf MP4 als Format zu setzen statt auf Windows Media Video.
Soll eine Bearbeitung der Präsentation möglich sein?
Wenn Sie Ihre Präsentation an Kollegen in anderen Abteilungen oder an Fachkollegen außerhalb Ihres Unternehmens verschicken, ist es vielleicht nicht notwendig oder auch nicht erwünscht, dass Ihre Präsentation bearbeitet werden kann. In so einem Fall ist der Export als PDF- oder XPS-Dokument eine geeignete Variante, da die Folien so in ihrer ursprünglichen Gestaltung betrachtet, aber nicht in PowerPoint bearbeitet werden können. Sollte es doch wichtig sein, dass die Präsentation editiert werden kann, so ist das Standardformat PPTX die erste Wahl, bzw. falls Sie Makros einsetzen, PPTM. Sollten Ihre Kollegen eine ältere Version von PowerPoint verwenden, können Sie das PPT-Format wählen. Um die Kompatibilität zwischen unterschiedlichen Office-Produkten zu gewährleisten, bietet sich das ODP-Format an.
Welche technischen Voraussetzungen finde ich bei der Präsentation vor?
Abhängig davon, wo Sie Ihren Vortrag halten und wie Sie diesen gestalten möchten, gilt es möglicherweise das Format Ihrer Präsentation anzupassen. Wenn es für Sie nicht klar ist, welche Art von Präsentationsgerät Ihnen zur Verfügung stehen wird, ist es sinnvoll mehrere Varianten Ihrer Präsentation vorzubereiten – also neben der PPTX-Datei z. B. noch einen PDF-Export und ein Video, falls Sie einen Computer ohne PowerPoint oder nur ein Videoabspielgerät vorfinden. Wenn Sie zwar wissen, dass Ihnen ein Laptop zur Verfügung steht, aber vor der Präsentation keinen Zugriff auf das Gerät haben, ist es ebenso empfehlenswert Alternativen für den Fall vorzubereiten, dass kein PowerPoint auf dem Gerät installiert ist. Hier ist neben der Option eines Videos auch der Export der Folien als Einzelbilder eine Möglichkeit, da Sie so die Gelegenheit haben manuell zwischen den einzelnen Bildern zu wechseln. In den ersten beiden Artikeln dieser Serie erfahren Sie, welche Dateiformate in PowerPoint zur Verfügung stehen, wofür diese sich eignen bzw. welche Limitationen sie mit sich bringen und wie Sie die Export-Funktion in PowerPoint benutzen können. Dateiformate und Exportoptionen in PowerPoint – Teil 1: Die Export-Funktion Dateiformate und Exportoptionen in PowerPoint – Teil 2: In PowerPoint unterstützte Dateiformate